Schülerfahrkosten Online

ist ein Portal, das die Beantragung von Schülerfahrkosten für die Schülerinnen und Schüler unter Verwendung zeitgemäßer Technologien vereinfachen soll. Die von dem Schüler bzw. der Schülerin besuchte Schule und der Schulträger Kreis Gütersloh verwenden für die Weiterverarbeitung die durch den Schüler bzw. die Schülerin oder Ihre Erziehungsberechtigten eingegebenen Daten. Über das Portal können Zeittickets (Schülermonats- bzw. Schulwegticket) beantragt und Anträge auf Erstattung von Schülerfahrkosten gestellt werden. Gleichzeitig bietet das Programm die Möglichkeit, über den eigenen Account den jeweiligen Antragsstatus zu verfolgen.

Die Antragstellung erfolgt in elektronischer Form. Um einer größtmöglichen Zahl von Schülerinnen und Schülern die Nutzung der elektronischen Beantragung zu ermöglichen, wurde auf eine qualifizierte elektronische Signatur bei der Antragstellung verzichtet. Bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern muss die Antragstellung durch die Erziehungsberechtigten erfolgen. Bei der Registrierung muss der Nutzer diesen Nutzungsbedingungen zustimmen und erteilt damit auch die Einwilligung zur Verarbeitung seiner im Portal genannten Daten zur Beantragung von Schülerfahrkosten. Erst dann kann die Freischaltung seines Accounts erfolgen. Die einmalige Zustimmung/Einwilligung gilt dann für alle unter dem Account getätigten Verfahren. Die Zustimmung/Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf muss schriftlich oder per E-Mail an die im Impressum angegebene Adresse erfolgen.

Für jeden Schüler muss eine eigene E-Mail Adresse zur Verfügung stehen. Sollte eine solche nicht vorhanden sein, kann diese problemlos über kostenfreie E-Mail-Postfach Anbieter eingerichtet werden. Es ist nicht möglich, dass z.B. für 2 Schülerinnen/ Schüler einer Familie jeweils die gleiche E-Mail-Adresse verwendet wird. Grundsätzlich erfolgt die Angabe der E-Mail auf freiwilliger Basis. Wird jedoch die E-Mail Adresse nicht angegeben, ist eine Teilnahme an dem Onlineverfahren zur Beantragung von Schülerfahrkosten nicht möglich. Es besteht jedoch in diesen Fällen die Möglichkeit der Teilnahme am manuellen Antragsverfahren.

Bei Ablehnung eines Antrages erfolgt eine automatisch generierte Benachrichtigung an die E-Mail Adresse. Die Gründe der Ablehnung sind entweder der Benachrichtigungsemail zu entnehmen oder unter dem Antragsstatus nachzulesen. Ein gesonderter Bescheid ergeht darüber hinaus nicht mehr.

Wir, der Kreis Gütersloh, haben die Software in Zusammenarbeit mit der regio iT entwickelt. Die regio iT als kommunales Rechenzentrum mit Sitz in Aachen und Gütersloh hat in ihrem Verantwortungsbereich alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um die Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Einige dieser Maßnahmen sind auf Anhieb zu erkennen: Verschlüsselung des Datenverkehrs, Zugang zum System nur durch Passwort. Zu dem internen Sicherheitskonzept gehört aber auch, es nicht offenzulegen. Das Informationssicherheits-Managementsystem der regio iT ist bereits im Jahr 2009 nach ISO 27001 (einer internationalen Sicherheits-Norm) zertifiziert worden.

Es ist gewährleistet, dass sich die Datenverarbeitung ausschließlich nach den Rechtsnormen der EU-Datenschutzgrundverordnung, der Bundesrepublik Deutschland und dem Landes-Schulgesetz in Verbindung mit dem Datenschutzgesetz des Landes NRW richtet. Datenverarbeitende Stelle ist jedoch nicht die regio iT, sondern der Kreis Gütersloh. Die Daten bleiben in ausschließlicher Verantwortung des Kreises Gütersloh. Nur Personen, zu deren Aufgabe die Verarbeitung der Daten gehört, haben Zugriff darauf. Sie sind, wie alle Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes, auf das Datengeheimnis dienstverpflichtet. Die zur Ticketbeantragung notwendigen erhobenen personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Klasse und Email - Adresse) werden durch den Kreis Gütersloh erhoben und gespeichert. Diese Daten werden jedoch 5 Jahre nach Abschluss der Schullaufbahn des Schülers bzw. der Schülerin gelöscht.

Angaben zur Schwerbehinderung werden nur benötigt, wenn der Schüler bzw die Schülerin einen Schwerbehindertenausweis mit dem Merkzeichen "G" besitzt. Diese Angabe wird ausschließlich genutzt, um die Schülerinnen und Schüler bzw. deren Erziehungsberechtigte über mögliche günstigere Ticketvarianten zu beraten. Diese Daten verbleiben beim Schulträger.

Die zur Bestellung von Schülerzeitkarten notwendigen Schülerdaten werden an OWL Verkehr als Servicegesellschaft der Verkehrsunternehmen in Ostwestfalen zur Ausstellung der Tickets weitergeleitet. Nur Personen, zu deren Aufgabe die Verarbeitung der Daten gehört, haben Zugriff darauf. Die Daten werden dort ausschließlich zur Ausstellung der Schülerzeitkarten verwendet.

Schülerinnen und Schüler eines Berufskollegs müssen einen Eigenanteil zur Schülerzeitkarte bezahlen. Der Eigenanteil wird durch die Schülerinnen und Schüler bzw. deren Erziehungsberechtigte auf ein eigens hierfür durch den Kreis Gütersloh eingerichtetes Bankkonto überwiesen. Die Einzahlungen werden elektronisch eingelesen und den einzelnen Datensätzen der Schülerinnen und Schüler zugewiesen. Hierzu werden die Angaben des Kontoinhabers, von dessen Konto der Eigenanteil gezahlt wurde, sowie die entsprechende Kontoverbindung für max. 18 Monate gespeichert. Die Speicherung erfolgt, um die Einzahlung dem jeweiligen Schülerdatensatz zuordnen zu können und um Rückzahlungen, z.B. bei vorzeitiger Rückgabe von Schülerzeitkarten, leisten zu können.

Als Nutzer dieses Portals haben Sie das Recht, Auskunft über die konkret zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Hierzu wenden Sie sich bitte schriftlich oder per E-Mail an die in den Nutzungsbedingungen angegebene Adresse.

Bei der Registrierung muss der Nutzer dieser Datenschutzerklärung zustimmen und willigt damit in die Verarbeitung seiner Daten ein. Die Zustimmung/Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf muss schriftlich oder per E-Mail an die in den Nutzungsbedingungen angegebene Adresse erfolgen.

Unter den in Art. 15 ff. EU-Datenschutzgrundverordnung genannten Voraussetzungen können Sie Auskunft über die erhobenen Daten, die Berichtigung unrichtig oder unrichtig gewordener Daten, die Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung, die Übermittlung der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format beantragen und Widerspruch gegen die Verarbeitung erheben.

Darüber hinaus können Sie bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel. 0211/38424-0, Fax: -10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de; Internet: www.ldi.nrw.de Beschwerde einlegen.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Kreis Gütersloh, Der Landrat, Herzebrocker Str. 140, 33330 Gütersloh

Kontaktdaten behördliche Datenschutzbeauftragte
Datenschutzbeauftragte/r der Kreisverwaltung Gütersloh, 05241/851126,
E-Mail: datenschutzbeauftragte@kreis-guetersloh.de